Kiszervezés 2. rész avagy a munkaügyi adminisztráció égető feladatai
A kiszervezhető adminisztrációs feladatok esetében különösen érzékeny témává válhat, ha egy cég esetében a munkaügyi adminisztráció területén merül fel a kiszervezés (outsourcing) gondolata. Különleges terület ez, hiszen rendkívül érzékeny, személyes és szenzitív adatok tömkelegével kell napi szinten dolgozni. Ezek olyan információk, amelyek birtoklása és kezelése nemcsak profizmust, de feltétlen megbízhatóságot igényel – ezért nehéz partnert találni néha, illetve ezért nehéz egy ügyvezetőnek rászánnia magát arra, hogy ezt a területet, illetve ennek a folyamatnak az adminisztrációs részét is külsős cégre bízza.
Ha a bérszámfejtés cégen belül is marad adott esetben, nagyon sok olyan adminisztrációs feladat adódik a munkaügyben, melyek elvégzése sok időt vehet el a vezető(k)től és plusz energiát igényel.
Sokkal hatékonyabb lehet a szervezet, ha a vezető (vagy vezetők) ezeket a folyamatokat nem kell, hogy felügyelje (vagy felügyeljék), hiszen ebben az esetben elég ideje/idejük marad a saját munkájára, projektjeire, sőt a beosztottakkal való kommunikációra is.
De nézzük meg részleteiben, mikre is gondoltunk a munkaügyi adminisztráció említésekor!
Ha munkaügyről van szó többféle szinten, és munkafolyamatban lehet igénybe venni külsős cég segítségét. Egy kisebb vállalkozás esetében például a következő feladatok átvállalása nagy terhet vehet le az első számú vezető vagy területi vezető válláról:
-
A belépéshez szükséges folyamatok felügyelete, a határidők figyelemmel kísérése a folyamatban.
Ennél a pontnál, mint általában a munkaügyi folyamatokban, fontos a jogszabályi megfelelés, a precizitás, és a maximális hozzáértés.
-
A belépő dokumentáció előkészítése
Nemcsak a munkaszerződés, de a belépéshez kapcsolódó kötelező adminisztráció ellenőrzése is fontos, az orvosi vizsgálat, a munkaköri leírás, az esetleges, munkáltató által kiadandó tájékoztatások, amikre itt gondolunk.
-
A jelenléti ívek kezelése
A munkabér elszámolásának alapja a jelenléti ív korrekt vezetése, melyben szintén jól jöhet egy profi külső segítség. Ez a feladat is gyakran landol valakinek a vállán egyfajta plusz teherként, és könnyen előfordulhat, hogy a kolléga nem tudja ezt kellő hatékonysággal kezelni – nem túl kreatív feladat, és itt is jogkövetőnek kell lenni. Ráadásul az összegyűjtés és ellenőrzés után a bérszámfejtésre elő is kell készíteni ezeket a dokumentumokat.
-
A bérekkel kapcsolatos elszámoláshoz szükséges dokumentumok ellenőrzése és ezek előkészítése (szabadságnyilvántartás, táppénzes papír, útnyilvántartás, útiköltség elszámolás)
A bérelszámoláshoz szükséges hivatalos dokumentumok pontos vezetése, elszámolásuk ellenőrzése nagyfokú hozzáértést igényel, és nem kevés rutint. Ezért is hasznos, ha ez a folyamat is tapasztalt kézbe kerül.
Összeségében a munkaügyi adminisztráció dokumentációja kezelésének sokféle feladata hatékonyan kezelhető külsős cég bevonásával, még akkor is, ha „csak” adminisztrációt kiegészítő mozzanatnak tűnnek az adott feladatok. Ne tévesszen ez meg senkit: a munkaügyi adminisztráció sosem sima rutinfeladat. A jogkövetés és a jogszabályoknak való megfelelés ezen a területen különösen nagy súllyal esik a latba.
Egyszerűbbnek tűnhet tehát megbízható, profi partnernek szolgáltatási díjat fizetni azért, hogy a cégvezető nyugodtan aludhasson. Ebben az esetben ugyanis nem kell oktatásra, vagy éppen bérköltségre fordítani komolyabb összegeket. A szakértő szolgáltató feladata lesz a cég munkaügyi adminisztrációjának pontos vezetése, mindennapi segítése, így annak napi működése is jogszabálykövetővé és gördülékenyebbé válhat.
Ön gondolt már arra, hogy mivel töltené azt a plusz időt, amit a jelenléti ívek átnézésére fordít?
Keressen minket