Kiszervezés 1. rész vagy 5 + 1 pont az adminisztrációs feladatok újragondolására
Elegánsabban outsourcingnak hívják ezt a nem is olyan új folyamatot, a kiszervezést, amely meglehetősen sok területen elterjedt és divatossá vált az elmúlt években. Nem véletlen ez, hiszen főleg a mikro-és kisvállalkozások, de a nagyobb cégek tekintetében is nagyon nagy jelentősége van annak hogy mennyire tudnak költséghatékonyan működni. A gazdasági folyamatok pedig afelé mutatnak, hogy ez egyre fontosabb lesz. A munkabér, valamint annak járulék és adóvonzata egy meglehetősen magas költségelem lehet egy kisebb vállalkozás életében, ez belátható. Ilyenkor mindenképpen nagy segítség lehet egy olyan külsős, aki biztonsággal és profin látja el a mindig megmaradó feladatokat, amelyekre nincs ember cégen belül.
Ebben cikkben kifejezetten azokkal az adminisztrációs feladatokkal foglalkozunk, amelyek gyakorlatban például így írhatók le, csoportosíthatók:
Ezek a napi szintű rutin feladatok, ami azt jelenti, hogy folyamatosan erőforrást igényelnének, de nincs a cégen belül erre allokálható ember és idő (ilyen lehet például a postai ügyintézés, e-mailek kezelése)
Működésből fakadó adminisztrációs feladatok, amelyek ellátása folyamatosan elmarad, mert nincs erőforrás (szerződésmódosítások, megrendelések ellenőrzése, árajánlatok bekérése)
Felhalmozódó „rendrakás” szintű feladatok, azaz iratok rendszerezése, tárolása, kereshetőségének biztosítása (iratkezelés, iratrendezés)
Lehetséges, hogy valamelyik ismerős is a fent felsoroltak közül mindenesetre mi azt tapasztaljuk, hogy mikro- és kisvállalkozás szinten nagyon gyakori, hogy van olyan operatív működéshez kapcsolódó, adminisztrációs feladat, ami nincs tökéletesen rendben egy cégnél. Egészen egyszerűen ennek az az oka, hogy vagy időigényes vagy erőforrás és emberi munka igényes és nincsen rá sem idő, sem ember sok esetben. Nem beszélve arról, hogy az esetek szintén nagy részében folyamatos, állandó ellátást igénylő feladatokról van szó.
Mi lehet itt a megoldás?
Az még mindig tapasztalható, hogy az outsourcinggal kapcsolatban azért még sok kérdés felmerül: mikor alkalmazható, milyen feladatoknál működik jól, melyik az a terület, ahol ajánlható. A fentiekben részletezett azonban tipikusan egy olyan munkaterület, amely nyugodtan kiszervezhető. Nyilván a megfelelő szerződések megkötése mellett tehető meg mindez, tehát olyan partnert kell keresni, amelyik tökéletesen tudatában van annak, hogy mivel jár egy ilyen munkafolyamat.
Miket gondoljon át a cégvezető, ha adminisztráció kiszervezéséről van szó?
-
Mik azok a feladatok, amelyekre hosszú ideje nincs megoldás, vagy csak „tűzoltó” jelleggel
-
A kötelezően elvégzett adminisztrációs teher heti szinten vagy akár először napi szinten mennyi időt vesz igénybe az ő értékes munkaidejéből
-
Azt is érdemes átgondolni, hogy van-e ezek között a feladatok között olyan, amit tudna delegálni valakinek, csak ezt eddig még nem tette meg, bármilyen okból, ami átgondolható és felülbírálható
-
Ha eljut arra a pontra, hogy kifejezetten vannak olyan általános adminisztrációs munkafeladatok, amelyeket külsős cég is megoldhatna akkor érdemes ezeket összeírni és érdemes egyeztetni erről a kollégákkal vagy kollégával - attól függően, hogy mekkora cég nagysága, illetve mennyi a munkavállalók száma
Melyek azok a dokumentációk, szerződések, leírások, specifikációk, amelyek rendszerezése fontos lenne, de nincs rá megfelelő erőforrás és idő
+ 1: Végezetül pedig azt javasoljuk, hogy a megoldás érdekében érdemes egy konzultáció keretén belül egy ilyen szolgáltatást végző céggel leülni beszélni arról, hogy azokat a feladatokat és folyamatokat, amiket a cégvezető nem tud megoldani, de jól láthatóan kiszervezhetőek az általános működéssel kapcsolatban hogyan és milyen konstrukcióban tudna megoldani egy külső szolgáltató.
Önnek is szüksége lenne segítségre? - Keressen minket